Kråkerøy IL har 1200 betalende medlemmer, og kan telle antall utestående fakturaer på to hender. Det gjør de til Østfold største fleridrettslag. Thomas Murby, daglig leder i Kråkerøy IL, har sagt ja til å dele sine beste tips, og deres oppskrift for suksess med medlemskontingenter og treningsavgifter.
Når Murby ble ansatt startet han med det viktigste først; MEDLEMSLISTEN. For å få inn det man har krav på, må man også ha riktig utgangspunkt.
TIPS 1: Få trenere/lagledere til å oppdatere utøverlistene sine:
14 dager før vi skal sende ut fakturaene ber vi trenere og lagledere om å gå gjennom utøverlistene sine. Det er trenerne som er nærmest spillerne og som vet hvem som er på laget. Vi har så klart noen som er litt trege, men vi får som regel god oppfølging på dette.
Når trenerne har sendt tilbakemelding til Murby starter jobben med fakturering. Her gjelder det å sette opp faktura, og sende ut den første utsendelsen. Se hvordan du setter opp faktura med Spoortz. Eller meld deg på et av de kommende webinarene.
Videre handler det om gode purrerutiner.
Vi får ikke inn alt på de første rundene når jeg sender ut faktura. Så jeg purrer 2-3 ganger på medlemskontingent og treningsavgifter, forklarer Murby.
TIPS 2: Allier deg med ildsjeler som er bindeledd mellom deg og trenere/lagledere
Etter at Murby har gjort noen runder med utsendelse av purringer involverer han ildsjeler i idrettene sine. Her sendes det oppsummering hver fredag for å holde idrettene oppdatert på hvor mange betalinger som mangler, og hvem det mangler for.
Vi har personer fra hver idrett som fordeler utover til lagene, og følger opp trenere og lagledere. Fordel arbeidet slik at ikke en person blir sittende med alt, sier Murby.
TIPS 3: Ta i bruk laglederne for purring
Etter første jobben med utsendelse og purring er det gjerne kommet inn mellom 60 og 70% av det som man ønsker. Da blir hver trener/lagleder tildelt en liste over hvilke utøvere som ikke har betalt så langt. Det blir da en ringerunde for å hente inn de siste midlene:
Klart det er en møkkajobb, men ofte er det slik at fakturaen har blitt borte i haugen, og man har gjerne glemt den. Det er nok litt lettere å betale den når man blir påminnet dette av noen man kjenner, sier Murby.
Han legger også til at dette er en viktig grunn til at de får inn de fleste avgifter og kontingenter som blir sendt ut. Og selv om det ikke er en kjekk jobb, så må den gjøres.
TIPS 4: Start purreprosessen tidlig
Ikke vent for lenge før neste faktura går ut. Går det for lang tid mellom hver gang det purres på fakturaer kan det oftere gå i glemmeboken, både for meg og for medlemmet som skal betale.
Idrettene hos Kråkerøy oppdateres jevnlig med hvor man ligger i prosessen, en statusrapport som gir kontroll og oversikt til enhver tid. Da kan de ansvarlige i fotball og håndball ta tak i sine trenere tidlig. På denne måten kan også trenere gi tilbakemelding om det er noen som trenger økonomisk bistand, eller om man har tilbakemelding om andre omstendigheter. Det er ikke ønskelig for Kråkerøy at noen skal utelates på grunn av økonomi. Jo tidligere man vet om utfordringene rundt et lag, jo tidligere kan man tilrettelegge for dette.
TIPS 5: Informasjon om medlemsfordeler
Det er utrolig viktig at medlemmene vet hva de får igjen for å være medlem i en klubb. Har dere egne utstyrspakker? Kanskje kan man fortelle om forsikringsordninger som man har krav på ved skader? Er det egne aktivitetsrom med gratis utstyr man kan bruke som medlem? Tilgang til treningsrom? Gratis kaffe på alle klubbens kamper, stevner eller arrangement?
Nå er det kommet et ganske synlig resultat hos oss i form av nytt klubbhus som alle i klubben drar nytte av. Men det er viktig for oss å fortelle at man i Kråkerøy har tilgang på trenerkoordinator og keepertrener som noen eksempler.
TIPS 6: Bruk støtteordninger i ditt nærområde.
I Norge finnes det om lag 3000 stiftelser og legater hvor man kan søke om støtte. Ta kontakt med kommunen din for å sjekke om de har egne støtteordninger som kan brukes, eller ta kontakt med lokal næring for å finne ut om de har muligheter og støtteordninger man kan søke om midler fra. Noen eksempler på støtteordninger er Sparebankstiftelsen, Storebrand «Vi heier på», Tine – Gi næring til drømmene, Gjensidigestiftelsen. Alle disse kan du finne informasjon om på nettet. Og mange flere.
I Kråkerøy har vi et godt samarbeid med Lions som en del av vårt lokalmiljø, i tillegg til at vi får noe støtte fra kommunen, legger Murby til.
Veien videre for Kråkerøy
Selv om Murby og Kråkerøy IL har høy betalingsgrad så jobber de daglig for å utvikle klubben videre. De ønsker å forbedre betalingsgraden på de første utsendelsene, slik at man slipper å purre flere ganger.
Her ønsker vi i større grad å ta i bruk Spoortzappen for betaling, der er vi ikke så gode enda. Men det skal vi bli.
Det handler rett og slett om at Kråkerøy ikke vil gi seg før de har fått alt inn.
